Privatlivspolitik

Ejendomsforeningen Fyn passer på dine oplysninger

1. Formål med politik

Formålet med denne Privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Ejendomsforeningen Fyn behandler personoplysninger efter Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 (”GDPR”) og Databeskyttelsesloven.

Det er vores mål, at du er bevidst om hvilke informationer, der indsamles og behandles og så vidt muligt hvor længe de opbevares. Denne Privatlivspolitik regulerer Ejendomsforeningen Fyns anvendelse af personoplysninger i forbindelse med udlejning af ejendomme, interaktion eller anden udveksling af personoplysninger med Ejendomsforeningen Fyn (”vi”, ”os”).

2. Kontaktoplysninger

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Ejendomsforeningen Fyn
CVR-nr.: 40 15 53 17
Tarupvej 80
5210 Odense NV

info@effyn.dk
+45 66 12 34 00

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på info@effyn.dk eller på telefon 66 12 34 00.

3. Beskrivelse af behandlinger

Vi behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål efter GDPR og Databeskyttelsesloven. I nedenstående skema kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager. Under skemaet har du mulighed for at læse nærmere om de specifikke behandlinger.

Behandling	Formål	Kategorier af oplysninger	Behandlingsgrundlag	Opbevaringsperiode
Udlejning af private lejemål	Oprette nye lejere, herunder indgå lejekontrakter, håndtere fremlejetagere og løbende administration af lejemål	Kontaktoplysninger, CPR-nr., kreditoplysninger (RKI), uddannelsesmæssige forhold, forbrugsregnskaber og vaskekort samt eventuelle særlige indretningsmæssige behov f.eks. i relation til evt. handicap	GDPR artikel 6(1)(b), artikel 9(2)(a), artikel 9(2)(f) og Databeskyttelseslovens § 11(2)(3)	5 år efter ophør af lejemål og afslutning af økonomiske mellemværender
Udlejning af erhvervslejemål	Indgå erhvervslejekontrakter og håndtere administration	Kontaktoplysninger, CVR-nr., betalingsoplysninger	GDPR artikel 6(1)(b)	5 år efter ophør af lejemål og afslutning af økonomiske mellemværender
Tvister	Behandling af retlige tvister	Kontaktoplysninger, CPR-/CVR-nr. og økonomiske forhold	GDPR artikel 6(1)(f) og artikel 9(2)(f)	5 år efter ophør af lejemål og afslutning af økonomiske mellemværender
Hjemmeside	Statistik og optimering samt markedsføring	IP-adresse og cookies	GDPR artikel 6(1)(a)	IP-adresse lagres ikke. Cookies lagres i højst 2 år

3.1 Administration af private lejemål

Når du vil leje en privat bolig hos os, har vi brug for at behandle dine personoplysninger for at indgå lejekontrakten med dig og løbende administrere lejemålet. Oplysningerne registrerer vi på din sag i vores interne IT-system. Vi registrerer oplysninger om dit navn, adresse, CPR-nr., telefonnummer, e-mail og kreditoplysninger (RKI).

Såfremt du vil modtage støtte til lejen fra kommunen, vil vi også behandle oplysninger herom. Hvis lejeforholdet betinges af, at du er under uddannelse, har vi også brug for at indhente og behandle oplysninger om dine uddannelsesmæssige forhold. Hvis du har særlige alders- eller helbredsmæssige behov, som omfatter særlig indretning af boligen, har vi ligeledes brug for at behandle disse oplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger for at indgå og opfylde en aftale med dig i form af en lejekontrakt. Det retlige grundlag er GDPR artikel 6(1)(b). Hvis vi behandler oplysninger om dit CPR-nummer, gør vi dette efter Databeskyttelseslovens § 11(2)(3) af praktiske og administrative hensyn for entydigt at kunne identificere dig, samt for at kunne sende dig relevante meddelelser igennem e-Boks.

Hvis vi behandler følsomme personoplysninger om dig, f.eks. i forbindelse med særlig indretning af lejemålet, behandler vi disse på baggrund af dit udtrykkelige samtykke efter GDPR artikel 9(2)(a) eller hvis det er i forbindelse med afklaring af en tvist, for at fastlægge eller forsvare et retskrav efter GDPR artikel 9(2)(f).

Oplysningerne vil hovedsageligt stamme fra dig som lejer, men vi kan også indhente oplysninger fra offentligt tilgængelige registre og offentlige myndigheder, herunder kommunen, Det Centrale Personregister, samt relevante forsyningsselskaber, Facebook og RKI.

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine oplysninger i forbindelse med boligudlejningen til tredjeparter. I forbindelse med din indflytning vil vi dog videregive oplysninger om dig, herunder CPR-nummer, til forsyningsselskaberne. Dette vil ske med dit samtykke, jf. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, litra 2.

Vi opbevarer dine oplysninger i op til 5 år efter lejemålet er ophørt og økonomiske mellemværender er afsluttet eller i op til 1 år fra ophørt forhandling uden indgåelse af lejeaftale.

3.2 Administration af erhvervsleje

Når du vil leje et erhvervslejemål hos os, har vi brug for at behandle kontaktoplysninger med henblik på at varetage den løbende administration af lejemålet. Oplysningerne registrerer vi på din sag i vores interne IT-system. Vi registrerer oplysninger om dit navn, adresse, CVR-nr., telefonnummer, e-mail og betalingsoplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger for at indgå og opfylde en aftale med dig i form af en lejekontrakt. Det retlige grundlag er GDPR artikel 6(1)(b).

Oplysningerne vil hovedsageligt stamme fra dig som lejer, men vi kan også indhente oplysninger fra offentligt tilgængelige registre og offentlige myndigheder, herunder kommunen, Det Centrale Personregister, samt relevante forsyningsselskaber og RKI.

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine oplysninger i forbindelse med boligudlejningen til tredjeparter. I forbindelse med din indflytning vil vi dog videregive oplysninger om dig, herunder CPR-nummer, til forsyningsselskaberne. Dette vil ske med dit samtykke, jf. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.

Vi opbevarer dine oplysninger i op til 5 år efter lejemålet er ophørt og økonomiske mellemværender er afsluttet eller i op til 1 år fra ophørt forhandling uden indgåelse af lejeaftale.

3.3 Tvister

Når vi skal behandle retlige tvister mellem dig og/eller din virksomhed, f.eks. med boende lejere eller købere af ejendomme, har vi brug for at behandle personoplysninger for at fastlægge eller forsvare vores retlige interesser. I forbindelse med ovenstående formål vil vi behandle oplysninger om dit navn, adresse, telefonnummer, e-mail og økonomi.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af vores egne legitime interesser efter GDPR artikel 6(1)(f). Vores legitime interesser i at løse retlige tvister er at sikre vores retlige interesser og for at kunne fastlægge eller fastholde retlige krav. Oplysninger stammer fra dig som lejer, eksterne erhvervsregistre, eksterne rådgivere og relevante hjemmesider.

Til afgørelse eller løsning af en retlig tvist med os kan vi ligeledes videregive dine personoplysninger til relevante parter i sagen, herunder advokater, modparter, inkassofirmaer, eksterne rådgivere, finansielle partnere og andre beslutningstagere samt offentlige myndigheder, herunder Huslejenævnet, Boligretten og domstolene.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe vi kan blive del af en tvist eller krav.

3.4 Hjemmeside

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig i form af cookies for at forbedre hjemmesidens udseende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. Vi indsamler kun dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil. Læs mere om dette i vores cookiepolitik.

4. Modtagere af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil, hvis vi er underlagt en retlig forpligtelse eller retlig interesse i videregivelsen. Disse tredjeparter kan være advokater, modparter og inkassofirmaer samt offentlige myndigheder, herunder Huslejenævnet, Boligretten og domstolene.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger for os og efter vores specifikke instruks, herunder i forbindelse med drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver. Ejendomsforeningen Fyn sikrer, at sådanne situationer altid reguleres af en databehandleraftale.

Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande eller organisationer uden for EU/EØS. Hvis vi har behov for at overføre oplysninger uden for EU/EØS, f.eks. for at opfylde en aftale med dig eller for at sikre vi dette med et lovligt overførselsgrundlag.

5. Dine rettigheder

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du til enhver tid kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside på datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

6. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Vi retter henvendelse til dig i tilfælde af væsentlige ændringer i form af en synlig meddelelse på vores hjemmesider eller e-mail.

Denne Privatlivspolitik er senest ændret d. 21.09.2020